Бінарна алгебраїчна операція
Химия

Реферат — Секретар — завантажити безкоштовно


Реферат - Секретар - завантажити безкоштовно

Завантажити реферат: Секретар

План реферату

  1. Трохи з історії.
  2. Можливості секретаря-референта.
  • Основні функції секретаря.
  • Сучасні вимоги
  • Класифікація секретарів.
  • Обов’язки.
  • Висновок.
  • 1. Небагато з історії.

    Секретарі з’явилися у Стародавньому Римі як хранителів чужих секретів. Потім із секретарів виділилися нотаріуси.

    А самі секретарі з довірених осіб королів, царів, герцогів та перів поступово перетворилися на діловодів. Традиційно у ролі секретарів виступали чоловіки. І лише наприкінці 18 століття з’явилися жінки-секретарі.

    2. Можливості секретаря-референта.

    Секретар – це обличчя фірми. Він перший, з ким стикається відвідувач, який прийшов до закладу, перший, з ким зустрічається, починаючи свій трудовий день керівник, перший, хто відповідає на телефонні дзвінки. Від поведінки секретаря великою мірою залежить як престиж фірми, де він працює, але часом і успіх партнерів і клієнтів фірми.

    Секретар повинен бути завжди у “формі”: ретельно і продумано одягнений, охайний, готовий швидко і кваліфіковано виконати дані йому доручення. Йому необхідний дар відчувати “нюанси” справи, що дозволяє вільно виходити із скрутних ситуацій, зокрема, не бачити і не чути того, чого не слід бачити чи чути. Секретар завжди на увазі і в курсі багатьох справ: веде роботу з документами, бере участь у проведенні ділових зустрічей та переговорів, відповідає на телефонний дзвінок і сам розпоряджається за дорученням керівництва, здійснює запис відвідувачів на прийом. Але іноді доводиться робити і разові доручення, наприклад, передачу грошей, міжміську телефонну розмову, відвідування хворого товариша по службі і так далі.

    Через секретаря здійснюється зв’язок керівника із підлеглими та зовнішнім світом. Здатність орієнтуватися в складному різноманітному потоці інформації, правильно, чітко та оперативно класифікувати її часто визначає оперативність роботи відділів і навіть усієї установи.

    Основні функції секретаря.

    Важливу роль відіграє професійна базова підготовка, що включає як високий рівень загальної освіти, так і специфічні знання, які можуть бути визначені відповідно до основних функцій секретаря:

    • знання, необхідні для ефективної участі в інформаційно-документарному забезпеченні фірми та безпосередньо керівника (володіння такими технічними засобами, як персональний комп’ютер, телефон, факс, ксерокс);
    • знання, пов’язані з основними напрямками діяльності фірми, її внутрішньою структурою та зовнішніми зв’язками; пізнаннями правових актів та додатків, що регламентують роботу фірми та її співробітників;
    • знання, потрібні для комунікативного забезпечення роботи фірми та її адміністрації; вони необхідні секретареві пр. підготовці нарад та прийомі відвідувачів, при діловому листуванні та ділових переговорах, при плануванні свого робочого дня та обслуговуванні співробітників фірми.

    Сучасні вимоги

    Щоб відповідати сучасним вимогам, секретар повинен мати такі якості:

    1. мати професійний імідж;
    2. добре володіти мовою та листом;
    3. мати гарну пам’ять;
    4. добре орієнтуватися у часі;
    5. містити у порядку документацію, швидко знаходити необхідні папери;
    6. вміти красиво оформляти звіти, вести ділове листування керівника;
    7. освоювати розробки нових комп’ютерних програм для офісу;
    8. бути енергійним, виявляти ініціативу;
    9. швидко знаходити порозуміння з колегами та клієнтами;
    10. підтримувати ефективну роботу офісу без шефа;
    11. контролювати фінанси офісу;
    12. бути обережним у конфіденційних, делікатних питаннях фірми.

    Класифікація секретарів.

    Є кілька позицій, які посідають секретарі:

    RECEPTIONIST – дівчина, яка працює на телефоні. До її обов’язків входить відповідати на запитання, зустрічати та проводжати гостей та клієнтів. На цій посаді необов’язкове знання мови. Основна вимога – вміння триматися та акуратність.

    На цьому рівні знаходиться посада інформатора. Тільки в цьому випадку дівчина повідомляє клієнтів про якусь конкретну інформацію.

    Якщо людина володіє іноземною мовою, їй передбачено посаду OFFICE MENEGER, яка займається організацією офісу.

    Найвища посада – PERSONAL SEKRETARY – помічник генерального директора чи президента. У цьому випадку дівчина працює тільки на одного шефа, відповідає на кореспонденцію як російською, так і англійською мовами, супроводжує директора у відрядження. Тут велика увага приділяється зовнішнім даним, акуратності, організованості, старанності. Такий секретар має бути не лише виконавцем, а й ініціатором. Знати, що відповісти, як зорієнтуватися у будь-якій ситуації. Але це не межа. Можна вирости із секретаря в менеджери.

    Специфіка та складність роботи секретаря пов’язана з тим, що вона завжди на увазі, у центрі спілкування з керівництвом, колегами, клієнтами. Він хіба що безліччю ниток пов’язує різні підрозділи фірми, перебуває у центрі внутрішніх проблем та її зовнішніх контактів. Тому роль секретаря в ритмічному ефективному функціонуванні фірми у створенні психологічного клімату в колективі надзвичайно важлива і не замінна.

    Обов’язки.

    Без особливих знань, умінь і навичок секретареві не впорається зі своїми обов’язками. А до обов’язків входить:

    • облік, реєстрація, розгляд та підготовка кореспонденції для доповіді керівництву;
    • оформлення (у тому числі друкування) та розсилання розподільчих документів, листів, телеграм, телефонограм, факсів, тощо. п..;
    • підготовка за вказівкою керівника та погодження зі структурними підрозділами проектів окремих наказів, довідок, листів, посвідчень про відрядження та інших документів;
    • оформлення протоколів розсилок виписок із них;
    • аналіз довідок та доповідей структурних підрозділів із висновками та пропозиціями щодо них;
    • підготовка та своєчасне розсилання матеріалів до засідань, нарад, конференцій, семінарів та з’їздів;
    • прийом та реєстрація заяв, пропозицій та скарг від громадян;
    • організація прийомів відвідувачів;
    • прийом, реєстрація, зберігання, облік, доставка по підрозділах та розсилання вступника, вихідної та внутрішньої кореспонденції, підготовка справ до здачі на державне зберігання та у внутрішній архів фірми.

    Крім роботи з документами до обов’язків секретаря включаються функції бездокументарного обслуговування. Зокрема:

    • технічне забезпечення роботи керівника;
    • підготовка та організація матеріально-технічного забезпечення засідань, нарад;
    • організація прийому працівників та відвідувачів;
    • телефонне обслуговування;
    • підготовка відряджень;
    • організація презентацій та спеціальних прийомів гостей;
    • стенографування;
    • контроль за святковими та ювілейними датами;
    • обробка пошти;
    • машинописні роботи;
    • збирання ділової інформації та її реферування за завданням директора;
    • збір матеріалів для доповідей та промов керівника;
    • ведення табеля обліку робочого дня і т.д.

    Перелічені службові обов’язки можуть бути обмежені та доповнені іншими. Але і наведений список дає уявлення про специфіку секретарської роботи, у зв’язку з чим доречно розглянути основні аспекти професійної діяльності та культури праці секретаря.

    Особливістю роботи також є постійна нестача часу, робота в умовах стресу. І тут рятує вміння слухати, правильно розуміти, запам’ятовувати завдання. Оцінювати та приймати швидкі та вірні рішення.

    Висновок

    Пам’ятайте: ваші помилки – це помилки тієї посадової особи, у структурному підрозділі якої ви працюєте.

    Приступаючи до роботи, дайте відповідь на такі питання: Що потрібно зробити? Як? Коли? Який очікуваний результат?

    Трохи міркування, трішки здорового глузду, оперативності – і все готове. Якщо ви цілеспрямована та організована, ділова, доброзичлива у спілкуванні з оточуючими, чарівна та приваблива, то професія секретар чекає на вас.

    © Реферат плюс



    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *