Бінарна алгебраїчна операція
Химия

Планування підготовки виставки |


Планування підготовки виставки |

Завантажити реферат: Планування підготовки виставки

Складання переліку продукції, що виставляється

Необхідно скласти докладний перелік речей та предметів, які будуть (мають) взяті на виставку. Наявність цього документа різко впорядковує зберігання та облік речей, гарантує своєчасне поповнення «стратегічних запасів» фірми на стенді (їди, листівок), полегшує їх пошук, визначає предмети, що бракують.

Іншим важливим документом є анкета для обліку відвідувачів стенду. Для накопичення достовірної статистичної інформації, керівництво компанії має визначити перелік питань, що цікавлять, і порядок їх проходження.

Складання плану виставкового стенду

Існує кілька базових конструкцій стендів (боксів), що пропонуються учасникам виставки. Зазвичай це 3×3, 4×3, 6×3, 6×4, 6×6 розмірні конструкції. Основний критерій оцінки для вибору відповідного стенду – ціна та розмір експозиції.

Для оформлення стенду рекомендується скористатися послугами професійного оформлювача або дизайнера для створення неповторної, єдиної атмосфери на стенді, що виражає дух, стиль, імідж фірми, що є символом впевненості, солідності, якості, спокою.

Маючи в своєму розпорядженні експонати, слід звернути увагу на наступне:

  • напрямок руху основного потоку відвідувачів
  • пояснювальні написи або плакати слід розміщувати поруч або над експонатом

На стенді необхідно передбачити наявність наступних зон:

  1. Місце для одягу
  2. Місце для відпочинку
  3. Місце для посуду, приготування напоїв
  4. Склад
  5. Місце для переговорів
  6. Місце для рекламних та інформаційних матеріалів

Оформлення стенду – написи та плакати, розташовані поруч із експонатами, повинні взаємно доповнювати один одного. Оформити стенд допоможуть плакати, діаграми, фотографії. Їхня кількість, однак, не повинна бути надмірною. Багато текстової інформації, малюнків, розміщене по всьому виставковому стенду, перестає сприйматися і не засвоюється відвідувачами. На виставковому стенді повинні переважати експонати наскільки можна, у діючому вигляді.

Велике значення при оформленні стенду мають композиції із зелені та кольорів.

Укладання договору з оргкомітетом, передача йому плану виставкового стенду та замовлення обладнання та послуги

За певний фіксований термін, не пізніше ніж за місяць до початку виставки заповнюється та надсилається на адресу оргкомітету ЗАЯВКА НА УЧАСТЬ У ВИСТАВЦІ. У ній зазначаються всі реквізити фірми (країна, адреса/телефон, номер розрах. рахунки, etc.) Суть заявки — попередня реєстрація та бронювання виставкової площі. Лист-заявка підтверджує згоду фірми з положеннями цієї виставки та правилами її проведення. Це свого роду договір між сторонами. Після отримання заявки, у відповідь надсилається підтвердження про реєстрацію фірми в каталозі учасників та виділення необхідної кількості місця за умови оплати. Оплата участі повинна бути здійснена протягом 5-10 днів. Підтвердження гарантує отримання базового набору послуг.

Для отримання додаткових послуг фірма вибирає те, що вважає за необхідне і вказує кількість.

  • оренда та монтаж виставкового обладнання
  • надання додаткових послуг чи обладнання: вішалок, шаф, мийки, паласа, телефону, столів, стільців
  • напис на фризі
  • публікація відомостей у каталозі
  • Інші послуги

Виготовлення рекламних матеріалів

  • інформаційних листів
  • плакатів
  • буклетів
  • проспектів
  • Крім вищезгаданих допоміжних документів існує особливе запрошення. Воно розсилається безпосередньо (на фірми/особисто by direct mail) і є універсальним способом залучення потенційних клієнтів.

Підготовка інформаційних матеріалів

  • технічних описів
  • прайс-листів
  • папок стендистів

Підготовка стендистів та персоналу

Персонал повинен мати такі якості:

  • вміння спілкуватися з людьми;
  • знанням продукції фірми та її історії, напрямів діяльності;
  • бажанням спілкуватися з людьми;
  • витривалістю;
  • привабливою зовнішністю.

Крім основного намічають запасний склад стендистів, передбачають можливість взаємозамінності.

Складання кошторису витрат

Підраховуються всі витрати, пов’язані з виставкою, складається кошторис.

Планування проведення виставки

Складання розкладу роботи персоналу

На період виставки необхідно розписати порядок кожного дня. Стенд повинен функціонувати безперебійно і можливість упустити потенційного партнера в потоці відвідувачів через відсутність (перевантаженості, неуважності) стендиста велика. Слід звернути особливу увагу на одяг. Чи потрібно виділити людей для відвідування семінарів чи просто сусідніх стендів для збору інформації.

Інструктаж персоналу

До початку виставки необхідно провести інструктаж:

  • тема виставки;
  • цілі участі у виставці;
  • перелік продукції, що представляється на виставці;
  • основні новинки;
  • завдання, що стоять перед стендистами;
  • план стенду;
  • закріплення місць на стенді за кожним стендистом;
  • порядок роботи;
  • у які дні та години, хто з керівництва фірми буде перебувати на стенді;
  • основні категорії передбачуваних відвідувачів;
  • моделі поведінки із кожною категорією відвідувачів;
  • форми реєстрації відвідувачів;
  • форми реєстрацій та змін, зауважень, недоліків на стенді під час роботи виставки.

Закріплення експонатів за співробітниками

Цей пункт особливо важливий, якщо експонати є досить складними. Необхідно, щоб хоча б двоє стендистів добре знали цей експонат і могли давати професійні пояснення для фахівців у цій галузі. Інші стендисти повинні вміти розповідати загалом призначення, основні характеристики, на відміну від аналогів, умови експлуатації, постачання чи продажу даної продукції, товару.

Завезення та вивезення обладнання

Однією з важливих компонентів підготовки до виставки є доставка та розміщення експозиційних матеріалів на стенді. Потрібно заздалегідь вказати ЩО, КОЛИ і КУДИ ввозити. Для доставки всіх необхідних виставкових матеріалів, обладнання на стенд складається лист-заявка з проханням про видачу перепусток на автомашини та дозволи на провезення/вивезення вантажу. Цей лист повинен бути адресований фірмі-організатору (на ім’я директора) і містити докладний список предметів, що ввозяться.

Необхідно уточнити заздалегідь, протягом якого терміну ДО і ПІСЛЯ виставки можна ввозити/вивозити вантаж. Це дозволить уникнути непорозумінь та гарантує чіткий графік дій.

Організація переговорів або укладання договорів, продаж продукції

На стенді організуються елементи інших маркетингових комунікацій, таких як особистий продаж (пропонований продукт можна продавати на стенді зі знижкою. Можна запропонувати безкоштовну установку на підприємстві замовника).

Також на стенді можна проводити лотереї, безкоштовні роздачі демо-версій продукту (стимулювання збуту), ручок з логотипом фірми, листівок з розцінками, контактними телефонами та переліком послуг. (див. пункт 6)

Організація обліку відвідувачів, які цікавляться продукцією

Під час виставки вкрай доцільно фіксувати ВСІ можливі контакти та виявляти інтерес до будь-якого потенційного клієнта (партнера). Для цього найкраще використати спеціальну анкету. Вона не повинна бути великою за обсягом. До неї повинні бути включені наступні пункти: ОРГАНІЗАЦІЯ — звідки він, АДРЕСА — де він, ТЕЛЕФОН/ФАКС — як з ним зв’язатися, ІМ’Я/Прізвище — як його звуть, СФЕРА ДІЯЛЬНОСТІ — чим він займається (чому тут), ДОП. ІНФОРМАЦІЯ — хто з ним говорив, побажання, рівень інтересу, пріоритет контакту.

Планування роботи після закінчення виставки

Реєстрація відвідувачів, покупців, які цікавляться продукцією

По окремо взятій виставці складається фінальний огляд SUM-UP, в якому детально вказується кількість відвідувачів взагалі, кількість відвідувачів на стенді, кількість розданих проспектів, кількість заповнених анкет. У аналітичному документі SUM-UP дані зазвичай подаються як таблиці.

Підбиття підсумків виставки (витрат, доходу)

Комерційні успіхи можна проаналізувати, підрахувавши кількість укладених на продаж або постачання договорів, а якщо такі цілі на цій виставці не ставилися, то за кількістю відвідувачів та їх категоріями.

Якщо все-таки кінцева мета – продаж продукції, то непрямим показником може бути кількість розданих прайс-листів, інформаційних матеріалів. Однак слід пам’ятати, що термін дії цієї реклами може тривати кілька місяців.

Розбір допущених помилок під час планування та стенду, аналіз оригінальних рішень (своїх, а також побачених на стендах інших фірм)

Після закінчення кожної виставки складається записка, що відображає коротко всі проблеми, що виникли при підготовці, яким чином вони були вирішені і які уроки слід винести в майбутньому. Узагальнюючи результати конкретної виставки, можна за гарячими слідами зафіксувати всі «+» і «-«, зрозуміти свої слабкі місця, швидко адаптуватися до нових умов.

© Реферат плюс



Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *