Стиль та оформлення службових документів
Химия

Стиль та оформлення службових документів


Скачати реферат: Стиль та оформлення службових документів

План реферату

1. Використання штампів
2. Діловий етикет
3. Оформлення документів
4. Дати, числа у документах
5. Затвердження та узгодження
Замість ув’язнення
Література:

1. Використання штампів

Текст службового документа не сплутаєш ні з яким іншим текстом. Це говорить про те, що за роки існування службової документації у неї виробився свій стиль, який підпорядковується певним правилам, які складовою частиною входять до ділового етикету.

Специфічне «забарвлення» таким документам надає використання формулювань, мовних штампів, що склалися у вітчизняному діловодстві, таких як: «звільнити з посади…»; «Контроль за виконанням покласти…»; «оплата гарантується…»; «на виконання рішення…»; «ми, що нижче підписалися, склали справжній акт про те, що…» і т.д. наявність таких штампів полегшує процес складання службових документів та забезпечує їм необхідну інформативність, полегшує, «стандартизує» процес сприйняття документів. Цим же зумовлюється і необхідність лаконізму, точність формулювань, однозначність змісту службових документів.

Західні фахівці з діловодства вважають, що з складанні ділових листів слід уникати штампів. Мова ділових листів має бути максимально наближена до розмовної. Порівняйте, як один і той же зміст мій бути виражений у формі ділового листа, яка прийнята у нас, і у формі, що рекомендується західними фахівцями:

У зв’язку з Вашим проханням про продовження кредиту від 5 липня 1995 року № 18/45 повідомляємо наступне. Наша рада розглянула Ваше запитання та ухвалила рішення про продовження термінів погашення кредиту з відповідним збільшенням відсотків.

Раді Вам повідомити, що термін погашення Вашого кредиту продовжено. Наступного тижня Вам буде надіслано відповідні документи з новою датою сплати та зазначенням відсотків.

2. Діловий етикет

Діловий етикет вимагає, щоб документи були достовірними, доказовими, об’єктивними, переконливими. Точність у доборі фактів, оцінка ситуації особливо необхідна документації, що відбиває конфліктні моменти у сфері ділових відносин. Якщо, наприклад, готується відмова у проханні, він повинен бути написаний у доброзичливому тоні з переконливими поясненнями, щоб залишалася можливість продовження ділових відносин. Тому не слід починати листа з відмови, насамперед необхідно пояснити, чим він викликаний.

Хоча документи пишуться, як правило, у нейтральному тоні, сам стиль документа може бути розцінений як доброзичливий чи грубий, як ввічливий чи нетактовний тощо.

Нерідко в документах за зовнішньою нейтральністю тону проглядається різкість, неповага до адресата. Однак не слід впадати в іншу крайність – змагатися у надмірній ввічливості. Неправильне уявлення про ділову ввічливість призводить до появи в документах виразів типу «Не відмовите у люб’язності…»; «Будьте такі добрі…» і т.д. можна уявити здивування якогось директора підприємства у заволзькій глибинці, якщо він отримає лист у західному варіанті на фірмовому бланку від колеги з Урюпінська такого змісту:

Дорогий Іване Івановичу!

Підготовлено для Вас 19 проектів, які я представляю на Ваш розгляд. Мої друзі вважають, що вони чарівні і дуже привабливі (відб не часто зустрінеш такі проекти, чи не так?). Але вони мають ще одну гідність — вони незабутні. Мені ж найбільше подобається висловлювання мого компаньйона. Він вважає, що «вони схвилюють весь світ». Думаю, що ви згодні з цим.

Для нас більш звична інша форма листа:

Шановний Іване Івановичу!

Відповідно до попередньої домовленості нами підготовлено для Вас 19 пректів, які найбільше відповідають Вашим вимогам. Надаємо їх у ваше розпорядження.

У ділових колах розвинених країн прийнято користуватися посібниками з ділової документації, в яких виділяється спеціальний розділ, присвячений етикету і містить список особливих ідіом, що надають документів чемний відтінок, але в силу своєї формальності перетворився на своєрідне «етикетне кліше».

Чи можливий повний список рекомендованих виразів. Як багата мова, так багаті і форми вираження ввічливості, незважаючи на сухість, офіційність та жорсткі стилістичні рамки ділових документів. І полягає у викладі фактів і прохань, в акуратності оформлення і чіткості стилю, нарешті, навіть у своєрідному діловому «церемоніалі», тобто. правила складання, підписання, проходження та реалізації документів. Так, навряд чи адресат, навіть у підпорядкуванні авторів документа, із задоволенням сприйме лист, у якому відчувається зневага до нього: «Направляємо до вас доопрацьований проект статуту… Просимо розглянути і затвердити». Зневага тут виявляється в тому, що автори листа недопускають можливості, що документ може бути і не затверджений. В даному випадку помилка може бути усунена, якщо в листі після слів «Посим розглянути» додати фразу «і у разі позитивного рішення…» або виключити слово «розглянути», залишити просто: «Просимо затвердити».

«Церемоніал» рекомендується дотримуватися і на практиці підписання ділових паперів. Він полягає у необхідності дотримання посадового рівня під час підписання документів. Зокрема, відповідь на лист, підписаний директором, повинна бути підписана також директором, а не його заступником. Але відповідь на лист, підписаний заступником директора, може бути підписана директором.

Неприємне враження від документа залишає неакуратність його оформлення. Слід уважно вичитувати документ, щоб усунути можливі помилки та описки. Нерідко спостерігається неправильне побудова тексту, нерозмірне розташування його частин, відсутня розбивка по абзацях, що ускладнює сприйняття тексту.

У службових документах слід боротися з неправильним використанням слів та термінів, недоречних чи невиправданим вживанням іноземних слів тощо. Потрібно пам’ятати, що є офіційно встановлені вимоги до оформлення документів. Зокрема, крім тих вимог, які вже було названо, можна назвати такі.

3. Оформлення документів

У документах, що оформлюються на двох і більше сторінках, друга та наступні сторінки мають бути пронумовані, причому на першій сторінці цифра «1» не ставиться. Номери сторінок мають проставлятися посередині верхнього поля листа арабськими цифрами з відривом 10-15 мм від верхнього краю.

Текст документів рекомендується друкувати через 1,5 інтервали. Документи дрібного формату можна друкувати через один інтервал. Якщо документи передбачається видати друкарським способом, вони друкуються через два інтервали. Реквізити, які з кількох рядків, друкуються через один інтервал. При цьому складові найменування адресата, грифа затвердження, позначки про наявність додатка, грифа узгодження слід відокремлювати один від одного 1.5 — 2 міжрядковими інтервалами. А самі реквізити відокремлюються один від одного 2 — 4 міжрядковими інтервалами. Назва виду документа друкують великими літерами. Розшифровка підпису друкується лише на рівні останнього рядка найменування посади. Якщо документ підписується кількома особами та їх підписи розташовуються одна під одною, найменування посад та розшифрування підписів поділяють 2 — 4 міжрядкові інтервали.

4. Дати, числа у документах

Дата у службових документах може оформлятися будь-яким із таких способів: 20.05.95, або 20 05 95, або 20 05 1995. Після цифр, що позначають рік, точка не встановлюється. Залежно від призначення документа допускається наводити елементи дати у такій послідовності: рік, місяць, день місяця. Допускається також словесно – цифровий спосіб оформлення дат в актах, службових листах, наказах, протоколах, інших документах, що містять відомості про фінансовий характер. Наприклад: 17 січня 1995 або 17.01.95.

При написанні дати в документі, яким користуватимуться іноземні партнери, необхідно пам’ятати, що США спочатку пишеться місяць, потім число — 10/7/95 відповідає 7 жовтня 1995 року, тому дату у таких документах слід писати словесно-цифровим способом.

Якщо в тексті використовуються цифри, слід знати, як їх записувати. Наприклад, число 159000 у тексті документа виглядає так; 159 тис. однозначне число пишеться словом, а чи не цифрою. Якщо однозначне число супроводжується одиницею виміру, воно пишеться словом; на один виріб потрібно три метри тканини. Багатозначні цифри записуються цифрами. Але якщо цифра стоїть на початку речення, її слід писати словами.

5. Затвердження та узгодження

Якщо документ має бути затверджений, то гриф затвердження розташовується у верхньому правому кутку аркуша і складається зі слова «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади особи, яка затверджує документ, особистого підпису, її розшифровки та дати, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор комерційного

центру «Успіх»

(особистий підпис) А.М.Фогт

20.03.95

Якщо документ затверджується постановою, рішенням чи наказом, то гриф затвердження оформляється так:

ЗАТВЕРДЖЕНО

(назва документа в орудному відмінку)

№____від_________________

Гриф погодження ставиться нижче за реквізит «підпис» або на окремому аркуші погодження. Цей гриф складається зі слова «Узгоджено», найменування посадової особи, з якою погоджується документ, включаючи найменування організації, особистий підпис, її розшифрування та дати, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Міністр шляхів та сполучення

Російської Федерації

(особистий підпис) Г.М.Фадєєв

17 червня 1995 року

Копії документів засвідчують проставленням напису «Вірно», найменування посади співробітника, який засвідчив копію, його особистого підпису, його розшифровки та дати завірення, наприклад:

ВІРНО

17.05.95

Інспектор (особистий підпис) К.Л.Виноградов

на копіях вихідних документів, що залишаються у справі, дату засвідчення та посаду співробітника, який засвідчив копію, не допускається.

Замість ув’язнення

Звичайно, у кожній організації складаються якісь свої традиції в оформленні документів, але при цьому слід домагатися, щоб при всіх відмінностях документ був чітким, конкретним, доказовим, об’єктивним, написаним з дотриманням правил стилістики та красиво оформленим, а його зміст відповідав вимогам ділової ввічливості.

Література:

  1. Головін «Основи культури мови», М., «Вища школа», 1988, с. 29
  2. Опалов «Уміння поводитися з людьми», М., «ЮНІТІ», 1996, с. 180-186

© Реферат плюс



Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *